Para aquellos contratos que no inician el día primero, y se respetan los días de alquiler, hay 2 formas de registrarlos en el sistema.
- respetando las fechas de inicio/fin de contrato reales, por ejemplo: 15/10/2015 al 14/10/2017. Se puede tener presente lo citado en Alternativas de trabajo a este respecto.
- hacer el contrato entre desde el 01/11/2015 al 31/10/2017. Se le realiza un cargo al inquilino (imputado al propietario) por 15 días de Octubre y se deja agendada en Cargos y Bonificaciones Automáticas en el mismo contrato una Bonificación con fecha inicial OCT/2015 y fecha final OCT/2015, que se compute como alquileres, y generando el movimiento inverso (al propietario) por los 15 días que le tendrías que devolver al final del contrato. A los efectos de dejar registrada la fecha de vencimiento real del contrato, puede establecerse la alarma del contrato un mes antes de la finalización real, para el ejemplo: 15/09/2017 a los efectos de recordar la misma.
Los honorarios que se definen para cada propietario, serán los propuestos por defecto en cada contrato. Sin embargo en cada contrato los mismos podrán modificarse:
- Para el caso de responsables inscriptos, la tasa de honorarios consignada en los contratos, no incluye IVA. Para el caso de pretender un valor final de honorarios de X IVA incluído, debe registrarse el valor igual a X/1.21.
- Ejemplo: si quisieramos que la tasa de honorarios fuera 8 finales, el valor a consignar sería 8/1.21 = 6.6115
- La cantidad de dígitos necesarios para que este valor de exacto, es de 4, y puede configurarse a través del menú Mantenimiento, opción Configuración.
La tasa de punitorios que se define en la configuración es la que se propondrá por defecto en cada contrato. Sin embargo en cada contrato la misma puede ser modificada. Puede ser un valor fijo en pesos diario, o bien un % sobre el valor del alquiler en mora.
- El cálculo de intereses punitorios en no es automático ya que en la mayoría de los casos se permite esa situación.
Los tipos de cobranza (Normal, Extrajudicial y Judicial) con los que se puede marcar tanto a inquilinos como a propietarios tiene por objetivo obtener reportes de Estados de Cuenta detallados según el estado de la misma.
Cuando un contrato tenga dos inquilinos, que es algo que no contempla el sistema, a fin de que quede prolija la emisión del recibo y la muestra de los datos, debería crearse el nuevo inquilino de la forma:
- Apellido: "apellido_inquilino1, nombre_inquilino1 y/o apellido_inquilino2"
- Nombre: "nombre_inquilino2"
- Por ejemplo:
- Apellido: Pérez, Juan y/o Pérez
- Nombre: José
Ante la venta de una propiedad que se encuentra alquilada, y se continúa el contrato actual manteniendo la administración, solo debe cambiarse los datos del dueño del inmueble, directamente en la ficha del mismo. Eso replicará el cambio en el resto del sistema.
Cuando se reciben pagos a través de depósitos o transferencias, debe realizarse el recibo correspondiente en forma normal, y eventualmente en las observaciones puede indicarse como se recibió el pago. Eso va a generar un ingreso no real en la caja. Debería compensarse con una salida de caja a la cuenta “Transferencias Recibidas” (el nombre de la cuenta es solo un ejemplo), y de esa forma se compensa la entrada de caja representando el saldo real.
En el menú Mantenimiento, opción Configuración encontrarán diferentes valores que pueden ser cambiados de acuerdo a cada necesidad.
- Aquellas opciones que se encuentran en la solapa "Local" pertenecen a la configuración de cada PC.
- El resto son globales y modificarán parámetros generales.
Ante la necesidad de anular alquileres generados, se debe tener en cuenta que el sistema mantiene un registro del último alquiler generado (no importa si está o no pendiente de pago). Cuando se borran alquileres, la única forma en que el sistema baja el indicador del último mes generado es borrando desde el más lejano hacia atras. Si lo hicieron al revés, el sistema no cambia el último mes generado. Pese a que esto puede ser útil en algunos casos particulares, no hay solución por sistema para una gestión errónea.
- Ejemplo: llama un inquilino y nos indica que nos va a pagar hasta Noviembre, que le preparemos el recibo... se los generamos y emitimos el recibo (estamos en Junio y pagará desde Julio a Noviembre). Luego se desdice, indicando que en realidad, pagará solo el mes actual, Julio.
En afán de dejar todo bien, se elimina el recibo emitido (bien!), y luego anulamos los alquileres generados... acá hay 2 caminos.. uno correcto, el otro, incorrecto: - incorrecto: se eliminan los alquileres en cualquier orden no descendente, por ejemplo: primero JULIO, luego AGOSTO, SETIEMBRE, OCTUBRE y NOVIEMBRE. El sistema en este caso marcará para este contrato como OCTUBRE el último mes generado y su próxima generación de alquileres por sistema sería en NOVIEMBRE.
- correcto: llevando todo hacia atrás, eliminando primero NOVIEMBRE, OCTUBRE, SETIEMBRE, AGOSTO, y JULIO, el sistema irá retrotrayendo el último més generado quedando registrado JUNIO como tal, y la próxima generación será en JULIO.
Cómo cambiar la fecha del sistema?
- Si por error adelantamos la fecha de inicio del sistema, entonces debemos realizar los siguientes pasos:
- dejar solo una instancia del sistema en ejecución, es decir, todo el resto de las PCs debe cerrar la aplicación.
- ingresar al menú Mantenimiento, opción Configuración.
- tildar "Emergencias" e ingresar a la solapa que homónima.
- modificar la fecha del sistema por la correcta
- aceptar los cambios
- salir del sistema
- volver a ingresar.
Para verificar los comprobantes autorizados en el caso de estar inscriptos en la Registración Electrónica de Comprobantes, puede utilizarse este enlace (AFIP). Se debe tener en cuenta que las facturas B de menos de mil pesos, si el propietario no tiene cuit cargado, se informan (para consultar en ese enlace), como DNI "Sin identificar/venta global diaria" y n° 0 (cero).
Cuando un inmueble tiene más de un dueño, se soluciona de esta forma (ejemplo):
- Supongamos son 2 hermanos, de los cuales, a uno de ellos le corresponde el 60% y al otro el saldo restante.
- El contrato se hará entre el inquilino X y el propietario es "Hermano1 y Hermano2" (en las observaciones puede dejarse consignado este hecho).
- Paralelamente, se registrarán como propietarios a Hermano1 y a Hermano2 en forma independiente.
- Los movimientos de la cuenta de este mes son:
- Alquiler 1000
- Municipalidad -100
- Honorarios (10%) -100
- Se realiza un cargo al propietario "Hermano1 y Hermano2" por la suma de 800, para cancelar la liquidación. Este cargo puede realizarse en el momento.
- Se liquida el importe del mes en cero para la cuenta conjunta.
- Se realiza una bonificación de 480 al Hermano1 (60%) con el texto "Según liquidación n° X"
- Se realiza una bonificación de 320 al Hermano2 (40%) con un texto similar.
- Cuando venga cada uno de los hermanos se liquidará su parte en forma independiente.